Tag: Facility Management

Benchmark- og potentialeanalyse til outsourcede og interne FM løsninger. Er I på markedsniveau?

En kategori- og spent-analyse førte til ny FM-strategi og gennemførelsen af strategiske udbudsprojekter, understøttet af digitalisering

Kundens situation og behov

Som led i et større effektiviseringsinitiativ blev STRANDGADE bedt om – i samarbejde med kunden – at gennemføre en større kategoribaseret analyse af det samlede indkøb og forbrug af FM-ydelser og FM-beslægtede ydelser.

Formålet med kategorianalysen var at formulere en ny sourcingstrategi for anskaffelse og drift af FM-ydelser og beslægtede FM-ydelser og opnå følgende målsætninger gennem implementeringen af strategien: 

  • Realisering af væsentlige indkøbs- og driftsbesparelser
  • Forbedring af indkøbs- og udbudscompliance på området
  • Forøgelse af kvaliteten af serviceleverancerne på udvalgte kritiske områder og dermed en højere driftsstabilitet
  • Foretage en kvalitativ og økonomisk evaluering af de eksisterende FM-aftaler. 

Fremgangsmåde og resultat

Analysearbejdet omfattede bl.a. en synergianalyse i forhold til at beslutte sourcingsnit samt bundling af ydelserne, leverandørmodenhedsanalyse for at vurdere konkurrencesituationen på markedet, en intern interessentanalyse mhp. at afdække særlige interne behov og ønsker, en økonomisk benchmark- og potentialeanalyse samt en markedsdialog med såvel ordregivere som FM-leverandører.

Efterfølgende blev der igangsat et program med ansvaret for at gennemføre flere EU-udbud og opnå de ønskede målsætninger både af økonomisk og kvalitativ karakter.

De nye kontrakter inddrog elementer baseret på vested/outcome-konceptet bl.a. mhp. at opnå en forenkling af det administrative styringsoverhead omkring kontrakterne til fordel for såvel kunde som leverandør.

I arbejdet indgik tillige valg, anskaffelse og implementering af ny digital FM-løsning for Kunden (FM-serviceportal var tidligere outsourcet).

En FM strategi der understøtter organisationens kerneforretning og mål.

Vi sikrer, at din FM strategi er funderet i grundige analyser, så du står stærkt

Den rette FM strategi for din FM organisation

Strategiforløb består ofte af mange drøftelser og vægtning af forretningsmæssige forhold. Men vi anbefaler, at drøftelserne understøttes af konkret viden om jeres aktuelle forhold og tilstrækkelig viden om mulighederne i markedet.

I STRANDGADE er grundige analyser derfor et bærende element, når vi faciliterer strategifasen for vores kunder.

Alle kunder er forskellige, men typisk arbejder vi med følgende analyser i strategifasen af et FM projekt:

  • Spend-analyse: hvad er det faktuelle samlede indkøb af FM ydelser?
  • Serviceniveau-analyse: Hvor ligger jeres serviceniveauer sammenholdt med markedet?
  • Kortlægning af organisation: Hvordan er jeres organisering af FM området sammenholdt med behovet?
  • Benchmark-analyse: Er jeres nuværende prisniveau markedskonformt?
  • Markedsanalyse: Hvilke leverandører findes der i markedet med udgangspunkt i jeres opdeling af FM ydelser?
  • Analyser af brugertilfredshed og kundetilfredshed: Hvordan oplever jeres brugere og kontraktstyringsorganisation den nuværende FM løsning? Hvad fungerer godt, og hvilke elementer kunne forbedres eller effektiviseres?
  • Potentialeanalyse: Hvilket prisniveau er forventeligt ved den kommende FM løsning?

Det giver:

  • En nuanceret indsigt i egen forretning og begrænser risikoen for at historier eller forældet forståelse, får afgørende indflydelse på strategien
  • En nuanceret forståelse for potentialer i forretningen og i markedet
  • Et oplyst grundlag at bygge det fremtidige fundament på
  • Retning og understøtter de strategiske beslutninger

STRANDGADE bærer din FM-organisation trygt og grundigt igennem strategiforløbet.

STRANDGADEs høje kvalitet

Vores rådgivning er kendetegnet ved, at vi altid lytter til vores kunder og sætter os nøje ind i kundens specifikke situation og derigennem sørger for at levere skræddersyede løsninger til vores kunders tilfredshed. Vores store erfaring og datagrundlag giver os samtidig en unik mulighed for at levere rådgivning af høj kvalitet..

Vi arbejder for nogle af de største offentlige og private virksomheder i Danmark, og vi er stolte af at kunne sige, at vi altid opnår en ekstraordinær positiv feedback fra vores kunder for vores arbejde.

Er din FM-enhed gearet til at løfte organisationens strategi og fremtidige behov?

Strategisk styring af Facility Management

Hos Konsulentgruppen Strandgade hjælper vi FM-ledelsen med at skabe overblik, træffe oplyste beslutninger og målrettet udvikle FM fra en driftsfunktion til en værdiskabende del af organisationen.

Med afsæt i en gennemprøvet styrings- og modenhedsmodel skaber vi klarhed over, hvor organisationen reelt står i dag, og hvad der konkret skal til for at bevæge sig i den ønskede strategiske retning.

Vores model giver et fælles sprog for strategi, styring og prioritering – og reducerer behovet for ad hoc-beslutninger og parallelle initiativer.

Som kunde får du igennem STRANDGADEs metodiske analyse indblik i:

  • Hvor FM organisationen står i dag
  • Hvor styringen af FM halter, og
  • Hvor udviklingspotentialer ligger

Fremgangsmåde og resultat

Vi tager udgangspunkt i en helhedsorienteret styrings- og modenhedsmodel, som skaber overblik, retning og et solidt beslutningsgrundlag.

Modellen anvendes som et kvalitativt benchmark og sikrer, at anbefalinger til udvikling af FM-området prioriteres i forhold til organisationens strategi, modenhed og reelle forandringskapacitet – ikke ud fra generiske best practices.

Styrings- og modenhedsmodellen

Modenhedsmodellen adresserer seks centrale parametre, der tilsammen giver et fuldt billede af FM-organisationen:

  • Strategi & formål
  • Processer & rammer
  • Ledelse & styring

Disse parametre fastlægger retningen for FM-området og sikrer sammenhæng mellem organisationens overordnede strategi og FM’s rolle og prioriteringer.

  • Organisation & medarbejdere
  • Kunder, samarbejde & partnere
  • Teknologi & data

Disse parametre adresserer, hvordan strategien omsættes til praksis gennem kompetencer, samarbejde, systemer og datagrundlag.

Modenhed som ledelsesværktøj

For hver parameter vurderes organisationens modenhed på en skala fra reaktiv til værdiskabende og markedsledende. Vurderingen giver et realistisk billede af organisationens samlede position i forhold til markedsudviklingen.

Modenhedsmodellen anvendes ikke som et mål i sig selv, men som et aktivt styringsværktøj, der understøtter:

  • Strategiske prioriteringer
  • Beslutninger om organisering og governance, og
  • Valg af sourcing- og samarbejdsmodeller.

Den “rigtige” modenhed er den, der understøtter organisationens strategi – ikke nødvendigvis den højeste.

Evaluering af leverancekvaliteten og tilfredsheden med jeres nuværende FM løsning.

Lever I og jeres leverandører op til aftalens krav? Mange kontrakter og tilbudte FM løsninger indgås med de bedste hensigter, mens driften efterfølgende ser noget anderledes ud – på godt og ondt.

Et FM health check kortlægger både, hvor I gør det rigtig godt, og hvor der er plads til forbedringer

Et FM health check er en objektiv analyse af jeres FM-aftale og samarbejdet med jeres slutbrugere og leverandører. Som led i analysen foretages kortlægning af:

  • Hvad er kontraktens krav?
  • Hvordan driver kunden og leverandøren faktuelt aftalen?
  • Hvad er det faktiske behov?
  • Hvad skal der foretages af justeringer og ændringer for at løfte det reelle behov?

Analysen tager udgangspunkt i en række afgørende parametre afstemt til den konkrete kunder herunder:

  • Samarbejde
  • Proaktivitet
  • Kvalitet
  • Data drevet FM og rapportering
  • Økonomi

Formålet med et health check er således at besvare blandt andet følgende centrale spørgsmål såsom:

  • Hvordan oplever slutbrugerne samarbejdet med FM afdelingen og leverandøren?
  • Hvordan oplever slutbrugerne kvaliteten i leverancen?
  • Hvordan oplever FM afdelingen med leverandøren?
  • Hvordan oplever leverandøren samarbejdet med FM afdelingen?
  • Indkøbes der til de aftalte og indgåede priser?
  • Følges aftalens krav og procedure? Hvis ikke, hvorfor ikke?
  • Er der ydelser eller procedure som ikke længere skaber værdi?
  • I hvilket omfang er parterne proaktive i samarbejdet og leverancen?
  • Driver vi FM data drevet?
  • Har vi adgang til den rette data og rapportering?
  • Dækker datagrundlaget det aktuelle behov?

En kunde udtaler:

Vores FM health checks foretaget af Strandgade gav os dybdegående indsigt i, hvor samarbejdet med vores brugere og samarbejdspartnere fungerede rigtig godt, og hvor der var uhensigtsmæssigheder, der skulle arbejdes med og ikke mindst hvorfor. Analysen indeholdt et katalog over konklusioner og prioriterede tiltag over forbedringer og ændringer. De afledte tilpasninger af aftalen førte til en forlængelse af det eksisterende samarbejde til begge parters gevinst.

Fremgangsmåde og resultat

Når vi gennemfører et health check af jeres FM aftale er det med udgangspunkt i en fastlagt og velafprøvet metodik med udgangspunkt i mange års erfaring indenfor FM branchen – selvfølgelig med udgangspunkt i jeres ønsker og behov.