Kortlægning og optimering af organisering og arbejdsgange for servicemedarbejderne på hospitaler, bl.a. vha. indførelsen af ny digital IT-løsning
Kundens situation og behov
Som led i forberedelsen til indflytningen på de nye hospitaler og supersygehuse i regionen besluttede Kunden at igangsætte et ambitiøst FM-projekt.
Formålet var at gennemføre en optimering af de samlede FM-funktioner på hospitalerne ved at professionalisere og modernisere driften og sikre en direkte inddragelse af de interne kunder (de kliniske afsnit) og patienten.
Kunden ønskede besparelser, såfremt analysen påpegede, at dette var realistisk – uden at gå på kompromis med kvaliteten.
Det var afgørende, at serviceoplevelsen for slutkunde og patient blev forbedret. Analysen skulle inddrage arbejdsmiljøforhold samt de fysiske rammer på hospitalerne.
Projektet blev gennemført i tæt samarbejde mellem FM-ledelsen og STRANDGADE samt med stor medarbejderinddragelse og med konstant fokus på forandringsledelse og interessenthåndtering.
Fremgangsmåde og resultat
Der blev gennemført en komplet analyse af arbejdsgange, organiseringen af arbejdsopgaver, ledelsesopgaver og kvalifikationer, tidsstudie og IT-/teknologiunderstøttelse. Endvidere blev der anvendt benchmarks og erfaringer fra sammenlignelige organisationer.
Da projektet blev afsluttet, var der indført helt ny digital løsning (Columna) til styring af opgaver og medarbejdere (taxi-system). Endvidere er organisationen slanket og forsimplet, og der er opnået en større grad af samarbejde på tværs af fagområder.
Der er implementeret nye og mere optimale arbejdsprocesser samt en FM-styringsorganisation med fokus på data og slutkundernes behov.
Endeligt er der opnået betydelige økonomiske besparelser.
Det skal pointeres, at de beskrevne resultater er opnået uden brug af outsourcing og alene ved en mere optimal organisering og styring af det interne FM-leveranceapparat.