Måned: november 2019

Incitamentsmodel med fokus på kritiske touchpoints

Udbud og implementering af ny cleaning-model med fokus på passager-kritiske touchpoints

Kundens situation og behov

Kunden ønskede en gennemgang af den eksisterende FM-kontrakt på cleaning-området.

Kontrakten var ikke tilstrækkelig præcis på alle områder og gav dermed anledning til usikkerhed om kvalitet og økonomi.

Cleaning betragtes af Kunden som en forretningskritisk opgave pga. dens direkte betydning for slutkundernes serviceoplevelse og tilfredshed.

Kunden ønskede rådgivning og assistance fra STRANDGADE til at udarbejde en mere hensigtsmæssig og styrbar kontrakt, herunder optimeret bod/bonus-model og controllingmekanismer.

Fremgangsmåde og resultat

STRANDGADE assisterede med en komplet skrivning af nyt udbudsmateriale og kontrakt.

Det blev besluttet at ændre den eksisterende INSTA-model til en mere klassisk frekvensmodel.

En del opgaver, der tidligere blev afregnet i abonnement (faste omkostninger), blev ændret til enhedspriser og dermed variable i forhold til aktivitetsniveauet. Dette reducerede leverandørernes risici og de samlede omkostninger for Kunden.

Der blev gennemført en markedsanalyse og dialog med relevante leverandører såvel i Danmark som i Tyskland.

De modtagne tilbud blev evalueret, og der blev gennemført forhandlinger herunder site-demonstrationer, hvor leverandørerne skulle påvise deres evne til at sikre optimale forhold på de passager-kritiske touch points.

Kunden indgik nye kontrakter (en leverandør i Danmark og en i Tyskland) og opnåede en løsning med højere kvalitet og lavere omkostninger.

Hard FM, Cleaning og Catering i outputbaseret kontraktmodel

Genudbud af hard FM, cleaning og catering i en outputbaseret kontraktmodel med incitamenter for begge parter til at opbygge et stærkt partnerskab

Kundens situation og behov

Kunden havde tidligere udbudt henholdsvis hard FM (teknik, bygning og grøn/hvid pleje) og cleaning & catering i to separate kontrakter, der blev tildelt to forskellige FM-leverandører.

Kunden ønskede at genudbyde serviceområderne og ønskede samtidig rådgivning og assistance fra STRANDGADE til:

  • Fastlæggelse af fremtidig FM-strategi dækkende bl.a. sourcingsnit, mål for økonomi, medarbejdertrivsel, energi og bæredygtighed
  • Udarbejdelse af udbudsmateriale med forbedret kontraktgrundlag, der tager højde for de nuværende erfaringer
  • Gennemførelse af udbudsprocessen, herunder evaluering, forhandling og kontrakttildeling
  • Assistance under transitionen fra nuværende til ny FM-leverandør.

Fremgangsmåde og resultat

Den eksisterende kontrakt blev gennemgået, og fordele og ulemper identificeret.

Der blev anvendt benchmark-data for at kvalificere baseline-omkostningerne og udarbejde estimat for realistiske besparelsespotentialer.

Alternative kontrakt- og styringsmodeller blev diskuteret herunder med inddragelse af elementer fra bl.a. vested, output og frekvensmodeller.

Der blev udarbejdet et opdateret udbuds- og kontraktmateriale, og udbudsprocessen blev igangsat bl.a. med udarbejdelse af markedsanalyse for at identificere de mest egnede leverandører.

Kunden indgik ny kontrakt, og idriftsættelsen skete i henhold til budgetteret tid og økonomi.

Konsulenter fra Strandgade ved computeren

Besparelser og digitalisering på hospitaler i Danmark

Kortlægning og optimering af organisering og arbejdsgange for servicemedarbejderne på hospitaler, bl.a. vha. indførelsen af ny digital IT-løsning

Kundens situation og behov

Som led i forberedelsen til indflytningen på de nye hospitaler og supersygehuse i regionen besluttede Kunden at igangsætte et ambitiøst FM-projekt.

Formålet var at gennemføre en optimering af de samlede FM-funktioner på hospitalerne ved at professionalisere og modernisere driften og sikre en direkte inddragelse af de interne kunder (de kliniske afsnit) og patienten.

Kunden ønskede besparelser, såfremt analysen påpegede, at dette var realistisk – uden at gå på kompromis med kvaliteten. 

Det var afgørende, at serviceoplevelsen for slutkunde og patient blev forbedret. Analysen skulle inddrage arbejdsmiljøforhold samt de fysiske rammer på hospitalerne. 

Projektet blev gennemført i tæt samarbejde mellem FM-ledelsen og STRANDGADE samt med stor medarbejderinddragelse og med konstant fokus på forandringsledelse og interessenthåndtering.

Fremgangsmåde og resultat

Der blev gennemført en komplet analyse af arbejdsgange, organiseringen af arbejdsopgaver, ledelsesopgaver og kvalifikationer, tidsstudie og IT-/teknologiunderstøttelse. Endvidere blev der anvendt benchmarks og erfaringer fra sammenlignelige organisationer. 

Da projektet blev afsluttet, var der indført helt ny digital løsning (Columna) til styring af opgaver og medarbejdere (taxi-system). Endvidere er organisationen slanket og forsimplet, og der er opnået en større grad af samarbejde på tværs af fagområder.

Der er implementeret nye og mere optimale arbejdsprocesser samt en FM-styringsorganisation med fokus på data og slutkundernes behov.

Endeligt er der opnået betydelige økonomiske besparelser.

Det skal pointeres, at de beskrevne resultater er opnået uden brug af outsourcing og alene ved en mere optimal organisering og styring af det interne FM-leveranceapparat.

Konsulenter fra Strandgade i møde